Путевой лист – это отправной документ, отражающий итоги работы всего транспорта, в определённой организации. Его форма установлена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Но там есть дополнение к нему: данную форму предприятия могут не использовать, а просто разработать свою.
Что должно быть указано в путевом листе легкового автомобиля
Диспетчер обязан заполнить путёвку (форма 3, её могут применять только транспортные и бюджетные организации), и выдать водителю в руки. В неё требуется вписать такие сведения:
- Время выдачи (число, месяц, год), главное, чтобы число в учётном журнале и путёвки совпадали.
- Вписывают в строке «Режим работы», предназначенный для этого код, или определение учётного рабочего времени, например: внеурочное время, командировка, выходной день, обычный и т. д. По этим всем данным, будет насчитываться заработная плата.
- В строке «Автомобиль» необходимо написать данные автомашины: модель, её марку, тип кузова, Гос. номер и гаражный так же.
- Если будет применяться прицеп/полуприцеп, информацию вносят в строчку «Прицепы».
- Если нужно сопровождение определённых лиц, это помечается в разделе «Сопровождающие лица».
- В графе «Работа водителя и авто», вносится точное время отправки и возврата транспорта.
При возврате ТС:
- Механик заполняет колонку:
- глава 2 «Работа водителя и машины», вписав дату, месяц, и год возврата в гараж;
- глава 4 «Сведения спидометра»;
- глава 10 правильно отметить «Остаток топлива после возвращения»;
- «Движение горючего», расписаться, в доказательство правильности написанного.
- На дальнейшей стадии подключают техника ГСМ, если нет диспетчера, он берёт талоны у водителя, и вписывает всё в главу №11 – «Сдано», и подписывается.
- В строчке «Сдал», водитель должен подписаться. Эта будет подтверждать передачу механику ТС, что оно находится полностью в исправном состоянии. И механик своей росписью на месте «Принял», удостоверяет этим, что проверку произвёл, и машина исправна.
- Водитель сдаёт путёвку диспетчеру, а он должен подписаться в «Принял диспетчер», и зафиксировать в своём журнале.
Как правильно заполнять путевой лист легкового автомобиля
Необходимо включать нижеперечисленные реквизиты:
- название документа;
- число, месяц, год составления;
- название организации (от какой был проведён документ);
- суть хозяйственной функции;
- оценка хозяйственного и денежного эквивалента;
- данные должностных лиц, которые отвечают за выполнение конкретной операции, и законность её оформления;
- персональные росписи, означенных лиц.
Заполнение лицевой стороны
- Номер: это первый реквизит, и требует обязательного заполнения. Такая нумерация, не должна повторяться. Разрабатывает, только та организация, к которой принадлежит данный транспорт, пример 0000098, или ПВ 00064.
- Серия: заполняют, если бланки напечатаны в типографии.
- Дата: выписывают не больше, чем на месяц (например, командировка), если всего на несколько дней, тогда необходимо вписывать время (пример: 5–6.11.2012).
- Организация: указать её название, телефон, адрес.
- Код ОКПО (Общероссийского классификатора предприятий и организаций), его присваивают всем.
- Марка машины, если арендуется, то нужно вписать договор аренды.
- Гос. номер. А номер гаража вписывается, когда на предприятии стоит на балансе не один автомобиль, а более. Взамен гаражного разрешено вписывать инвентарный номер машины.
- Данные водителя (ФИО).
- Табельный номер: его присваивают в организации.
- Номер водительского документа.
- Класс.
- В графу распоряжение: когда машина отдана в аренду, или для предоставления других услуг, указывают Фамилию этого лица. Когда выписывают на больший срок, вписывается наименование этой организации.
- Адрес: куда обязан приехать транспорт для предстоящей работы.
- Время отправления: вносится конкретное время. Если предполагается поездка не на один день, а больше, ставится: число, месяц, год.
- Диспетчер: обязан подписаться и вписать данные (ф. и. о.).
- Механик: роспись и ф. и. о., а перед выездом машина должна пройти осмотр на исправность. Вначале механик осматривает, если вопросов нет, подписывает. А водитель может расписаться в том, что машину принял в рабочем состоянии.
- Время возврата: прописывается.
- Диспетчер ставит свою подпись, фамилию и инициалы, этим он подтверждает время появления транспорта в гараже. Если надо отмечает: простои, задержки, ожидания и т. д.
- Подпись водителя, доказывает то, что им был сдан автомобиль в целости и сохранности.
- В правом углу внизу, прописывается вся информация о горючем: его марка, количество (когда имеется своя заправка), если нет вносят информацию об АЗС.
- Объём топлива перед отправлением на линию.
- Остаток топлива при приезде в гараж.
- Норма топлива, которое может израсходовать данный автомобиль, рассчитывают по нижеприведённой формуле: по факту = объём топливного бака перед отъездом + объём заправленного топлива – объём при возврате.
- Данные спидометра после возврата – данные спидометра при возврате.
- Механик ставит свою подпись и дату, доказывая и фиксируя этим: время возврата, расход горючего, данные спидометра.
- Экономия и перерасход горючего, если он есть, вписываем.
- Мед. сестра: её роспись, фамилия, инициалы, этим подтверждая, что водитель может приступить к работе, он здоров.
- Поставить личную печать предприятия по норме = Расстояние х Норма затрат горючего / 100
Заполнение оборотной стороны
- Номер: все поездки машины нужно записывать под своим номером.
- Код клиента: если оказываются коммерческие услуги.
- Пункт отправки: адрес отправки и название организации.
- Пункт прибытия: координаты места предназначения.
- Время отправления, когда предполагается однодневная поездка, ставят дату выезда из гаража. Когда больше, чем на день, целесообразно указывать конкретное время каждого выезда.
- Время прибытия к пункту назначения.
- Показания о пробеге (желательно, по каждому пробегу).
- Подписывается конкретное лицо, которое использовало автомобиль.
Образец написания путевого листа легкового автомобиля
Практика «произвольного» путевого листа, позволяется исключительно только для легковых автомобилей, и только если при этом они не перевозят пассажиров или груз. Для образца берём форму № 3.
Первая сторона:
- серия, номер, время регистрации;
- название конкретного предприятия;
- Гос. Номер автомобиля, его марка;
- основные сведения о водителе и правах;
- сведения о поручении данному водителю;
- информация об исправности машины.
Обратная сторона:
- номер по возрастанию;
- шифр клиента;
- пункт отправки/назначения;
- дата отъезда/возврата;
- километраж пути;
- роспись водителя.
Дальше следует информация об итогах работы за смену:
- сколько времени (в часах);
- насчитывают заработную плату, за проделанный километраж;
- подписывается сотрудник, который этот расчёт проделал, и вносится расшифровка.
Ответственность за погрешности, какие были допущены при оформлении бланка, падает на руководителей предприятий (заказчика и грузоперевозчика), или на лиц, которые уполномочены выполнять конкретную работу.
К ним относится технический персонал, который несёт ответственность за работу автотранспорта: заправщики, механики ОТК. И те, которые отвечают за заполнение путёвки это — диспетчера грузоперевозок.