Когда выставляется счет-фактура – требования к оформлению

Для подтверждения право вычета НДС, необходимо предоставить счета-фактуры. (ст.169 Налоговый Кодекс РФ). Если этого не сделать организация потеряет значительную сумму.

Это документ, который свидетельствует о совершении сделки купли-продажи. Отгрузка товара или оказание услуг от одного юридического лица другому юр.лицу или физическому. При оформлении первичной документации, в бюджет государства уплачивается НДС.

Опираясь на п.5, ст.169 НК РФ, требования, предъявляемые к счет-фактуре следующие:

1. Дата составления счет-фактуры. При ее отсутствии это считается серьезным нарушением заполнения документа.
2. Порядковый номер, присваивается вручную или автоматически программой.
3. Данные покупателя и продавца: наименование, реквизиты, юридический адрес согласно учредительным документам.
4. Данные грузополучателя и грузоотправителя: наименование, реквизиты, юридический адрес. В случае когда грузоотправитель не отдельное юридическое лицо, документы выписываются от организации. В графе грузоотправитель, указываются реквизиты подразделения: КПП, фактический адрес. При совпадении продавца и грузоотправителя (покупателя и грузополучателя) данные дублируются или пишется «он же».
5. Дата и номер платежного поручения, если оплата произведена перед оформлением отгрузочных документов. В случае оплаты по наличному расчету, в графе следует указать номер и дату кассового чека.
6. Полное наименование отгружаемых товаров или оказание услуг, единица измерения, количество.
7. Стоимость единицы товара без НДС, сумма за общее количество продаваемого товара или оказания услуг. Если в счет-фактуре несколько товаров общая сумма без налога необязательно указывать.
8. Сумма НДС.
9. Акциз (в случае попадания товара под акциз).
10. Продаваемый товар произведен не на территории РФ: указание места происхождения (страна), номер и дата таможенной декларации.
11. Право подписи принадлежит руководителю или главному бухгалтеру или лицам наделенные этим правом (приказ на право подписи или доверенность). Рядом с подписью обязательно указывать расшифровку (фамилия, инициалы). Когда счет-фактура занимает несколько листов, они нумеруются, подпись и печать проставляется на последней.

Составление приказа на подписание документов другими лицами: «На время отпуска главного бухгалтера Ивановой О. С. с 01.06.15 по 14.06.15, право подписи за главного бухгалтера имеет бухгалтер Сорокина Р. М.».

Либо приказом установить вторые подписи на первичную документацию в случае болезни, отпуска или по иным причинам отсутствия уполномоченных лиц. В таком случае при передаче счетов-фактур покупателям в комплект документов прикладывается заверенная копия приказа.

Реквизиты, отсутствие которых разрешено:

1. Продавец не ИП: «Индивидуальный предприниматель» и «Реквизиты свидет. о гос. регистрации ИП».
2. Продавец ИП: «Руководитель», «Главный бухгалтер».

Сроки предъявления

Налоговый Кодекс РФ: документ должен быть выставлен не позднее пяти календарных дней после совершения сделки, поступления авансового платежа или изменения количества или стоимости товара. Отсчет начинает производиться со следующего дня, после совершения операции.

Сроки:

1. В договоре купли-продажи указаны сроки на авансовую счет-фактуру, оформление параллельно выписывания товарной накладной или акту оказания услуг.
2. Проведение счет-фактуры в книге-покупок при фактическом получении оригинала, независимо от даты, указанной в документе.

Внимание, при проставлении отметки покупателя в транспортных документах о получение товара, независимо от подписания или не подписания счет-фактуры, условия договора должны быть выполнены.

Когда лучше оформлять счет-фактуру

Срок, который дается на оформление счет-фактуры, как указывалось выше, равен пяти дням. Можно оформить документы в день оформления отгрузки или в любой день разрешенных 5 дней.

Преимущество оформления счет-фактуру в день отгрузки, одновременно с другими документами:

1. Отгрузочные документы представляют собой комплект из нескольких бумаг. Оформив в один день, совпадут суммы, дата и, возможно, нумерация.
2. При закрытии одного налогового периода и открытии другого не возникнет путаницы с НДС. Иначе, у поставщика отгрузка произойдет, например, в I квартала, а вычет по НДС во II квартале.
3. Одной датой удобнее отображать поступление денежных средств от покупателей и авансовые счет-фактуры.
4. Соглашение об изменение цены или количества товара совпадают с корректировочной счет-фактурой.

Последствия нарушения срока выставления счета-фактуры.

Согласно законодательству РФ, при нарушении срока выставления счет-фактуры, на организацию не накладываются штрафные санкции.

Внимание, при оформлении счет-фактуры в следующем налоговом периоде, Налоговая инспекция наложит штраф. Размер до 10 000 рублей и до 30 000 рублей при первом или нескольких нарушений систематически (п.1,2 ст. 120 НК РФ).

Отдельные виды операций

На всю ввозимую на территорию РФ продукцию следует уплачивать НДС. Это заносится в книгу покупок и, при ведении, журнал учета полученных счет-фактур. По закону необходимо заполнить таможенную декларацию и представить документ, подтверждающий уплату налога.

В случае, посреднической деятельности, когда третья организация связывает покупателя и поставщика. В книге покупок фиксируются счет-фактуры для покупателя на сумму определенных услуг.

Электронный вид документа

На сегодня еще не повсеместно, но во многих организациях неприемлема электронная счет-фактура. Юридическая сила такого документа равна бумажному аналогу.

Он также подписывается уполномоченными лицами и оформляется в течение пяти календарных дней. Электронный вариант также подходит для вычета НДС. Хранить в таком виде следует 4 года. Регистрация происходит в книге покупок и продаж. Передача возможна только специалистом, в форме установленной налоговой инспекции.

Стоит отметить, что Правительство отдает предпочтение электронному документообороту. На сегодня полностью сформирована нормативно-правовая база, регулирующая работу электронного документооборота.

Нововведение позволит:

1. Сократить финансовые расходы на отображение информации на бумаге.
2. Сократить время на отправление оригиналов почтой.
3. Сделать всю бухгалтерию предприятия «прозрачной» для каждого государственного органа.

Формирование электронной счет-фактуры:

1. Один экземпляр подписывается электронной подписью.
2. Сохраняется в формате ФНС XML

Обмен документов между поставщиком и покупателем:

1. Продавец оформляет и отправляет документ.
2. Оператор, отметив у себя дату выставления, перелает его покупателю.
3. Покупатель при получении ставит электронную подпись и отправляет извещение.
4. Дата оформления электронной счет-фактуры считается число, когда поставщик получает извещение. В случае неполучения такового по ряду причин, поставщик обязан выставить счет-фактуру на бумажном носителе.

Таким образом, оформление счет-фактуры является обязательным условием при совершении сделки купли-продажи товара или оказании услуги. Данный документ позволяет бухгалтерии оформить налоговый вычет.

При неправильном оформлении организация потеряет значительную сумму. Поэтому к оформлению счет-фактуры следует относиться с особым вниманием.