Как правильно заверять копию трудовой книжки — пошаговая инструкция

О законодательной базе

Впервые трудовые книжки были узаконены ВЦИКом в КЗоТе после принятия V Всероссийским съездом Советов российской Конституции, где было продекларировано право каждого гражданина на труд.

Документ

Для современного российского трудового права характерен как федеральный, так и региональный уровень. В Трудовом кодексе, принятом в 2001 году, с учетом добавленных позже поправок, включены в большом количестве основные ключевые правила трудоустройства в нашем государстве.

Кроме того, часть вопросов занятости населения регулируется современной российской Конституцией и федеральными законами, касающимися этой тематики и связанными с использованием иностранной рабочей силы и деятельности профсоюзов.

Постановлением российского правительства № 225, подписанным 16.04.2003 введены Правила, регламентирующие ведение и хранение трудовой книжки. В них же оговорены моменты, связанные с изготовлением и заверением дубликатов или копий.

Где делают копию трудовой книжки

Такой документ должны предоставить по вашей просьбе в кадровом аппарате предприятия, где вы трудитесь, в срок от одного до трех дней.

В небольшой организации учет сотрудников и ведение трудовых книжек возложено обычно на одного работника, к которому и следует обратиться.

Если трудовая книжка находится у вас дома, то ее ксерокс можно сделать самостоятельно. Для этого копируется начальная страница, где указаны личные сведения, а затем все остальные, заканчивая последним местом работы.

Каждый разворот трудовой книжки снимается на одной стороне листа (формат А-4). Двусторонние документы крайне нежелательны.

Кем заверяется

Заверение копий трудовых книжек входит в должностные обязанности сотрудника кадрового аппарата.

В необходимых случаях, это может быть сделано руководителем предприятия. Если у вас нет работы, а трудовая книжка находится дома, заверение можно осуществить в нотариальной конторе.

Иногда, в случае оформления заграничного паспорта, когда оригинал трудовой находится у вас на руках, копии могут быть заверена непосредственно там, где осуществляется прием документов.

Но целесообразнее все-таки сделать все предварительно, тем более никакой сложности это не представляет.

Пошаговая инструкция

Чтобы снятая копия имела законную силу необходимо ее правильно заверить.

Пошаговое получение и последующее заверение копии трудовой книжки выглядит следующим образом:

  1. Чтобы получить копию или выписку из трудовой книжки, следует обратиться с заявлением к руководителю организации или к начальнику кадрового аппарата, если такой имеется в штате. Это делается в больших организациях, где трудится большое количество работников. Если структура небольшая, достаточно просто в устной форме попросить это сделать. Согласно вышеупомянутого 225-го правительственного постановления документ должен быть изготовлен не позже трехдневного срока, хотя его могут сделать и сразу в момент обращения.
  2. Иногда требуется не вся информация о трудовой деятельности, а только сведения о работе в отдельный период или на конкретном предприятии. В этом случае ксерокопируется лишь первая страница с личными данными работника и те страницы, которые относятся к интересуемому периоду. Копии или выписки необязательно должны изготовляться на ксерокопировальном аппарате, иногда почерк очень неразборчивый либо надписи размыты так, что отксерокопировать их невозможно. В этом случае можно набрать текст из трудовой книжки на клавиатуре компьютера.
  3. Документ приобретает юридическую силу только после его надлежащего заверения. С этой целью каждая страница заверяется надписью «Копия верна», ставится подпись работника кадрового аппарата с указанием его фамилии и инициалов и печать. На последнем листе должна быть сделана надпись «Работает по настоящее время», которая также заверяется вышеуказанным способом.
  4. Заверяется документ ограниченной категорией лиц. Как указывалось выше, туда входят руководители организаций и начальники кадров. Если в небольшой фирме нет кадрового аппарата, эта деятельность может быть поручена главбуху. Лица пенсионного возраста или временно нигде не работающие, могут обращаться для заверения в кадры последнего места работы либо к нотариусу.
  5. Может заверяться документ только на последнем листе, если все подготовленные листы предварительно сшиваются, нитка выводится на оборотную сторону последнего листа и проклеивается с помощью небольшого бумажного бланка.

На этом бланке отмечается — сколько страниц прошито, а также ставится подпись и фамилия кадровика.

Печать проставляется таким образом, чтобы оттиском были охвачены:

  1. Сам бумажный бланк.
  2. Подпись.
  3. Оборотная сторона последнего листа.

Образец документа

Ниже представлен образец того, как правильно заверяется копия трудовой книжки, на примере одного из разворотов:

Общество с ограниченной ответственностью «Маветон».

16.10.2012.

Принят на должность менеджера по продажам.

Приказ от 16.10.2012 г.

Оттиск печати ООО «Маветон».

20.03.2016.

Работает по настоящее время.

Директор Николаев А. А.

Подпись.

Оттиск печати ООО «Маветон».

Копия верна подпись Николаев А. А., директор ООО «Маветон», 20.03.2016 г.

Оттиск печати ООО «Маветон».

Существуют определенные тонкости, которые следует учитывать во время процесса заверения.

  1. Иногда неопытными кадровиками в целях экономии бумаги на листе А-4 располагается до четырех страниц копий трудовой. Далеко не каждая инстанция принимает, таким образом, подготовленные копии, даже если они верно заверены.
  2. Определенные нормативные акты устарели, в настоящее время в нижней части страницы выполняется запись «Копия верна», хотя не очень давно ограничивались только одним словом из этих. В каких-то коммерческих структурах могут этого не знать, и у них возникают бесполезные споры с работниками кадров.
  3. Заверительная надпись с подписью, указанием фамилии и инициалов, оттиск печати делаются слева в районе нижнего угла страницы, а не наверху справа, как в случае с дубликатом трудовой.
  4. Подписывать копию имеет право только работник, по приказу отвечающий за ведение кадровых документов, то есть в официальном порядке занимающийся этой деятельностью. Подпись может ставиться и самим работодателем, в связи с этим на копиях указывают занимаемую должность и ставят личную подпись.
  5. В настоящее время используется довольно большое число различных печатей, но заверять документ нужно круглой печатью организации либо специальной печатью кадровой службы, при наличии таковой.
  6. Дату при заверении проставляют в обязательном порядке, потому что действие копии имеет ограничение по срокам, и на дату внимательно смотрят. Указывают ее под подписью в виде цифр или с использованием цифр и букв.
  7. Законодательством не запрещено применение некоторых штампов, имеющихся в кадровых аппаратах значительных по масштабам предприятий. На таком штампе могут быть выполнены все реквизиты, остается только сделать отметку о дате и расписаться. Могут применяться и штампы отдельных надписей, к примеру, «Копия верна» и прочее.
  8. Запись о том, что работник трудится на предприятии до настоящего времени, инструкцией в принципе не требуется. Однако, с учетом сложившейся в последнее время практикой, в большинстве структур на нее обращается пристальное внимание, поэтому ее присутствие необходимо. Кадровикам и руководителям приходится идти на это.
Копии должны оформляться с особой тщательностью, чтобы избежать малейших ошибок, которые впоследствии могут повлечь необходимость переделки, а это лишняя трата нервов и времени.

Срок действия

Обычно сроки действия копий трудовой книжки определяются теми учреждениями, для которых требуется эта копия. Эти сроки могут быть равны двум неделям или одному месяцу. Зависит это лишь от специфики запроса этой инстанции.

В случае внесения в трудовую книжку каких-либо изменений в течение этого срока, придется копию обновить.

Процедура заверения у нотариуса

В случае заверения копий трудовой книжки в нотариальной конторе, применяется порядок аналогичный описанному выше

Прежде всего, подготавливается качественная копия на ксероксе, где соблюдаются все масштабы. Нотариус должен сличить копию с подлинником, если ошибок нет, он заверяет копию так же, как это делает работодатель.

Заверенный, таким образом, документ обязаны принять в любой инстанции.

Понравилась статья?
Загрузка...

Задайте свой вопрос и получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить