Как заверить трудовую книжку – пошаговая инструкция
Трудовая книжка представляет собой документ работника, в котором указываются все предыдущие должности и места работы. Она хранится у работодателя в течение всего времени вашей работы. Трудовая не может быть взята и предоставлена в другое место. В случае когда необходимо доказать, что вы в настоящее время работаете, предоставляется копия трудовой книжки. Например, в банк для оформления кредита, при различных субсидиях и другое.
Не стоит думать, что снятие копии возможно при простом ксерокопировании. Необходимо соблюсти всю процедуру заверения. В отличие от дубликата, копия никогда не может считаться заменой оригиналу.
Пошаговая инструкция заверения копии трудовой книжки:
- Сотрудник, которому необходима копия трудовой книжки, должен предоставить заявление в письменной форме. Заявление пишется на имя руководителя или уполномоченного лица. В графе указывается должность и фамилия. Посередине пишется слово «Заявление». В самом обращении указывается просьба оформить копию трудовой книжки, желательно со ссылкой на ст.62 ТК РФ. Причина запроса копии указывается по желанию работника. В заключение ставится подпись и дата.
- Заявление, согласно законодательству, не может рассматриваться дольше трех дней. Издается приказ или устное распоряжение кадровой службе предоставить необходимую копию.
- С помощью копировального аппарата, снимаются копии со всех страниц. Информация должна находиться только с одной стороны страницы. Печатать с двух сторон недопустима. На копиях страниц исправления и помарки недопустимы. Страницы должны быть четкие и разборчивые.
- Каждая страница заверяется подписью. Обычно, подписывать документы, уполномочен руководитель организации или ответственный за заполнение. Каждая подпись заверяется печатью. Рядом с подписью пишется слово «Верно», дата, должность и подпись. Например: «Верно. Главный бухгалтер Карасева О.Р. 12.04.15».
- Каждая подпись заверяется печатью. Подойдет любая печать организации: для документов, общая печать и др.
- Заверив и подписав все страницы, на последней ставится печать и делается надпись: «Работает по настоящее время», подпись и дата. Дата проставляется арабскими цифрами, разделены точками.
- Каждой странице присваивается номер. Листы скрепляются степлером или сшиваются.
- Копия передается сотруднику.
Руководитель не имеет права требовать объяснений, в какое учреждение будет предоставлена копия. В случае отказа, нарушение преследуется по закону: от административного штрафа до уголовной ответственности.
Стоит отметить, когда невозможно предоставить копию трудовой книжки, так как она хранится в другом структурном подразделении, можно предоставить копию трудового договора. Со всех страниц снимается копия, заполняются все данные, на каждой странице ставится подпись и печать.
Заверение копии трудовой книжки
Кто должен заверять копию
- Руководитель организации;
- Главный бухгалтер;
- Работники кадровой службы.
Срок действия заверенной трудовой книжки
Согласно законодательству РФ, нет ограничения по сроку использования заверенной копии трудовой книжки. В зависимости от учреждения, куда она предоставляется, могут меняться сроки. Например, в банк срок от 1 недели до 1 месяца. Он должен иметь гарантию, что человек на данный момент работает и имеет постоянный доход.
В случае, упущения срока, достаточно на последней странице поставить новую дата, подпись уполномоченного лица и печать организации или запросить новую копию.
Юридически заверенная копия имеет силу месяц. Внимание, при смене данных: изменение личных данных, перевод на другую должность, смена работы – копия считается недействительной. Неограниченное действие имеет копия трудовой книжки, заверенная нотариально.
Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита
Наиболее часто заверенная копия необходима при обращении сотрудника в кредитную организацию, в частности, банк. Последнему необходимо получить подтверждение сведений о работе клиента, его платежеспособности. Получив копию книжки, банк получит сведения: кем и где работает потенциальный заемщик, постоянный или прерывающийся стаж и т.д.
Отличие копии трудовой книжки для банка от других: срок действия ограничен: от 1 недели до 1 месяца. Это связано с тем, что за больший срок информация в трудовой деятельности может поменяться.
Подведем итог. По заявлению сотрудника, работодатель не имеет права отказать ему в предоставлении заверенной копии трудовой книжки (ст.62 ТК РФ). В самом заявлении цель, где будет использована копия, указывается по желанию работника. При получении копии, следует проверить правильность заверения.
На каждой странице проставлена подпись и печать. На последней странице надпись: Работает по сегодняшний день. Дата, подпись. Правом заверения обладают руководитель организации, главный бухгалтер и сотрудник кадровой службы.