Как правильно заверять трудовую книжку: пошаговая инструкция

Как заверить трудовую книжку — пошаговая инструкция

Трудовая книжка представляет собой документ работника, в котором указываются все предыдущие должности и места работы. Она хранится у работодателя в течение всего времени вашей работы. Трудовая не может быть взята и предоставлена в другое место. В случае когда необходимо доказать, что вы в настоящее время работаете, предоставляется копия трудовой книжки. Например, в банк для оформления кредита, при различных субсидиях и другое.

Трудовая книжка

Не стоит думать, что снятие копии возможно при простом ксерокопировании. Необходимо соблюсти всю процедуру заверения. В отличие от дубликата, копия никогда не может считаться заменой оригиналу.

Пошаговая инструкция заверения копии трудовой книжки:

  • Сотрудник, которому необходима копия трудовой книжки, должен предоставить заявление в письменной форме. Заявление пишется на имя руководителя или уполномоченного лица. В графе указывается должность и фамилия. Посередине пишется слово «Заявление». В самом обращении указывается просьба оформить копию трудовой книжки, желательно со ссылкой на ст.62 ТК РФ. Причина запроса копии указывается по желанию работника. В заключение ставится подпись и дата.
  • Заявление, согласно законодательству, не может рассматриваться дольше трех дней. Издается приказ или устное распоряжение кадровой службе предоставить необходимую копию.
  • С помощью копировального аппарата, снимаются копии со всех страниц. Информация должна находиться только с одной стороны страницы. Печатать с двух сторон недопустима. На копиях страниц исправления и помарки недопустимы. Страницы должны быть четкие и разборчивые.
  • Каждая страница заверяется подписью. Обычно, подписывать документы, уполномочен руководитель организации или ответственный за заполнение. Каждая подпись заверяется печатью. Рядом с подписью пишется слово «Верно», дата, должность и подпись. Например: «Верно. Главный бухгалтер Карасева О.Р. 12.04.15».
  • Каждая подпись заверяется печатью. Подойдет любая печать организации: для документов, общая печать и др.
  • Заверив и подписав все страницы, на последней ставится печать и делается надпись: «Работает по настоящее время», подпись и дата. Дата проставляется арабскими цифрами, разделены точками.
  • Каждой странице присваивается номер. Листы скрепляются степлером или сшиваются.
  • Копия передается сотруднику.

Заверенная трудовая

Заверенная трудовая

Руководитель не имеет права требовать объяснений, в какое учреждение будет предоставлена копия. В случае отказа, нарушение преследуется по закону: от административного штрафа до уголовной ответственности.

Стоит отметить, когда невозможно предоставить копию трудовой книжки, так как она хранится в другом структурном подразделении, можно предоставить копию трудового договора. Со всех страниц снимается копия, заполняются все данные, на каждой странице ставится подпись и печать.

Заверение копии трудовой книжки

Кто должен заверять копию

  • Руководитель организации;
  • Главный бухгалтер;
  • Работники кадровой службы.
Обычно в небольших компаниях трудовую книжку заверяет главный бухгалтер. В случае когда человек уже не работает (пенсия или безработный), заверить можно на последнем месте службы.

Срок действия заверенной трудовой книжки

Согласно законодательству РФ, нет ограничения по сроку использования заверенной копии трудовой книжки. В зависимости от учреждения, куда она предоставляется, могут меняться сроки. Например, в банк срок от 1 недели до 1 месяца. Он должен иметь гарантию, что человек на данный момент работает и имеет постоянный доход.

В случае, упущения срока, достаточно на последней странице поставить новую дата, подпись уполномоченного лица и печать организации или запросить новую копию.

Юридически заверенная копия имеет силу месяц. Внимание, при смене данных: изменение личных данных, перевод на другую должность, смена работы – копия считается недействительной. Неограниченное действие имеет копия трудовой книжки, заверенная нотариально.

Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита

Наиболее часто заверенная копия необходима при обращении сотрудника в кредитную организацию, в частности, банк. Последнему необходимо получить подтверждение сведений о работе клиента, его платежеспособности. Получив копию книжки, банк получит сведения: кем и где работает потенциальный заемщик, постоянный или прерывающийся стаж и т.д.

Для банка дополнительных записей на копии делать не следует. Заверение аналогично стандартной процедуре.

Отличие копии трудовой книжки для банка от других: срок действия ограничен: от 1 недели до 1 месяца. Это связано с тем, что за больший срок информация в трудовой деятельности может поменяться.

Подведем итог. По заявлению сотрудника, работодатель не имеет права отказать ему в предоставлении заверенной копии трудовой книжки (ст.62 ТК РФ). В самом заявлении цель, где будет использована копия, указывается по желанию работника. При получении копии, следует проверить правильность заверения.

На каждой странице проставлена подпись и печать. На последней странице надпись: Работает по сегодняшний день. Дата, подпись. Правом заверения обладают руководитель организации, главный бухгалтер и сотрудник кадровой службы.

Понравилась статья?
Загрузка...

Задайте свой вопрос и получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчас

Оставить комментарий

очиститьОтправить